Zöld Iroda akcióterv és kivitelezés
A partnerek, támogatók elvi megnyerése után (belső és külső berkekben egyaránt) jöhet a részletes akcióterv kidolgozása és a megvalósítás, ellenőrzés fázisa. Természetesen ez egy hosszabb és folyamatosan fejleszthető, javítható folyamat, mindig lehet újabb és magasabb célokat kitűzni és tovább javítani a vállalkozás zöld besorolásán…
Helyzetértékelés, felmérés, kivitelezés
A teljes folyamatot tervezzük meg és hajtsuk végre közösen:
- Állapotfelmérés – ökotérképezés (kérdőívek, kérdések felvetése stb.)
- kiértékelés, összesítés
- problémák értékelése, prioritás felállítása
- munkaprogram kialakítása (felelősök, határidők, várható eredmények, stb.)
- eredmények prezentálása
- megvalósítás
- felülvizsgálat
- eredmények elemzése – visszacsatolás
1-2. Ahhoz, hogy tudd, mi a teendőd, látnod kell, hol tartasz. Őszintén vedd górcső alá a cég helyzetét, szembesülj(etek) azzal, ami MOST van! Tárjuk fel a problémákat, ismerjük meg és használjuk meglévő jó gyakorlatokat, készítsünk fényképeket, és mérjük fel (pl. kérdőívekkel) a munkatársak környezettudatosságát is. Használjunk ellenőrző listákat. Elemezzük, értékeljük ezeket és összegezzük az eredményt.
3. Értékeljük a helyzetet, határozzuk meg a TOP célokat, a sorrendet
4. Dolgozzuk ki az akciótervet: nevezzük ki a felelősöket, tűzzük ki a határidőket, tervezzük meg a lépéseket, lássuk magunk előtt a végeredményt – hová vezet amit teszünk, mi várható?
5. Mutassuk be az eredményeket prezentáción, motiváljuk vele a munkatársakat, vezetőséget: mit, miért, mikor, hogyan képzelünk le… Mindenki tegye hozzá az ötleteit, szervezzünk brainstorming-ot, több szem többet lát alapon, soroljunk fel csapatmunkában több lehetőséget.
6. A legjobb ötleteket, a legmegvalósíthatóbb feladatokat hajtsuk végre prioritási sorrendben
7. ellenőrizzük le a megvalósítás eredményeit – vizsgáljuk felül, mi valósult meg, hogyan, mennyire eredményes
8. elemezzük az eredményeket, mérjük fel újra a helyzetet és tűzzünk ki új célokat…
Stratégia és cselekvési terv, visszacsatolás
Egyre több cég igyekszik az arculat részévé tenni a fenntartható fejlődést, a társadalmi felelősségvállalást, mert belátja ennek jótékony hatásait: törődik a természeti erőforrásokkal, emberi jogokkal, alkalmazottakkal, helyi közösségekkel, a jövővel. Meghatározhatunk irányokat, teendőket ezen belül, és példát mutathatunk a versenytársaknak, befektetőknek.
Legjobb teljes rendszerben gondolkodni: irányelvek, működés, hatások terén is (pl. kik a beszállítók, célcsoportok, mivel foglalkozzunk, milyen tevékenységeket mellőzzünk – pl. társadalmilag elítélhető tevékenységektől tegyük mentessé a vállalatot, kiket támogatunk, kiktől fogadunk el mi támogatást, stb.) Milyenek a befektetésein, beszállítóink, kik a partnereink, a hirdetőink, milyen médiát választunk… A környezeti, biztonságtechnikai, egészségügyi stratégia is legyen része a képnek!
Legyen egy hivatalos program, elköteleződés is az akció megvalósítására, kössünk szerződéseket, mert ez szavatolja a megvalósítást!
Készüljünk fel, dolgozzuk ki részletesen a programot, tűzzük ki a célokat, részletes akcióterv:
- tevékenységi területek meghatározása: beszerzés, szállítás, utazás, pénzügy, nyomtatás, kommunikáció stb.
- eljárások, a megvalósítás módja – hogyan?
- Felelősök: kinek a feladata a megvalósítás?
- Pontos célok: pl. csökkenjen az energia fogyasztás 20%-al
- Pontos határidő
- Források megjelölése: honnan kell vennünk az erőforrásokat, mit alakítunk át stb.
- Folyamatos mérés és felülvizsgálat – a siker visszacsatolása
- Tudatosítsuk mindenkivel, hogy a program mennyire csapatépítő, tudatosság formáló, fontos a közös cél és az összefogás.
- Mindenki ismerje a MIÉRT?-eket, az elvárásokat, az eszközöket, módszereket
- Valóban alkossunk csapatot: ismerjék egymást a résztvevők
- Kérjünk visszacsatolást, legyen ellenőrizhető a folyamat: monitoring, egységes módszerek, figyeljük a reakciókat, mérjük fel az eredményeket (pénzügyi, eszköz stb.) – legyen mérhető az eredmény
Az eredmények elemzése, ellenőrző lista
Határozott időközönként mérjük fel az eredményeket, vagy a határidő letelte után. Kérjünk rendszeres visszacsatolást, jelentést az egyes területekről. Ott fejlesszünk tovább, ahol szükséges, ahol elmaradt az eredmény a várakozástól stb.
- ha kell, mondjuk el újra a teendőket, lehet, hogy nem értették meg, vagy változtatni kell a stratégián, módszereken
- egyszerűsítsünk, ha kell – lehet, hogy túl sokat akartunk egyszerre, túl bonyolult, összetett a rendszer
- legyen rendszeres visszacsatolás az eredményekről, a hatásokról, legyen jutalmazás
- legyen közös a munka: senki ne érezze magát elszigetelve
- ha minden jól megy, akkor is lehet fejleszteni, hatékonyságot növelni, újabb lépéseket tenni
- csatlakozzunk másokhoz, kérjünk és adjunk tanácsot
- a jelentési eljárás legyen működőképes
- hármas optimalizálás: környezeti, gazdasági és szociális jelentések évente
- használd a Zöld Iroda ellenőrző listáját
Forrás: A Zöld Iroda hivatalos honlapja